Sposób prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych przez pośredniczące podmioty węglowe

Zgodnie z ustawą o podatku akcyzowym wyroby węglowe są wyrobami akcyzowymi, które wymienione zostały w poz. 19-21 załącznika nr 1 do ustawy. Zgodnie z treścią tego załącznika są to:

węgiel; brykiety, brykietki i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla - jeżeli są przeznaczone do celów opałowych, klasyfikowane do kodu ex CN 2701,
węgiel brunatny (lignit), nawet aglomerowany, z wyłączeniem gagatu - jeżeli jest przeznaczony do celów opałowych, klasyfikowany do kodu ex CN 2702,
koks i półkoks, z węgla, węgla brunatnego (lignitu) lub torfu, nawet aglomerowany; węgiel retortowy - jeżeli są przeznaczone do celów opałowych, klasyfikowany do kodu ex CN 2704 00.

W myśl art. 9a ust. 1 pkt 1 ustawy, w przypadku wyrobów węglowych przedmiotem opodatkowania akcyzą jest ich sprzedaż na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 23a ustawy, pośredniczący podmiot węglowy to podmiot mający siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium kraju:

a) dokonujący sprzedaży, dostawy wewnątrzwspólnotowej, nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu lub eksportu wyrobów węglowych, lub

b) używający wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów nieobjętych zwolnieniem od akcyzy, lub

c) używający wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów niepodlegających opodatkowaniu akcyzą

- który pisemnie powiadomił właściwego naczelnika urzędu celnego o tej działalności.

Finalnym nabywcą węglowym jest natomiast podmiot niebędący pośredniczącym podmiotem węglowym, który:

a) nabywa na terytorium kraju, importuje lub nabywa wewnątrzwspólnotowo wyroby węglowe, lub

b) posiada uzyskane w sposób inny niż w drodze nabycia wyroby węglowe,

Na mocy art. 138i ust. 1 ustawy, na pośredniczącym podmiocie węglowym ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych w przypadku:

1) sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu;

2) użycia wyrobów węglowych przez pośredniczący podmiot węglowy.

1. Jakie dane powinna zawierać ewidencja wyrobów węglowych?

Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN;

2) datę sprzedaży wyrobów węglowych i datę ich wydania finalnemu nabywcy węglowemu;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy węglowego;

4) datę wystawienia i numer faktury, z której wynika zapłata należności za wyroby węglowe przeznaczone do celów opałowych, o których mowa w art. 31a ust. 1, sprzedane przez pośredniczący podmiot węglowy, na podstawie której wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu.

Ponadto ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, powinna zawierać dane dotyczące wyrobów węglowych:

1) użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31a ust. 1, lub

2) użytych do celów nieobjętych zwolnieniem.

Dane te powinny być podawane w podziale na miesiące, w kilogramach, oraz według nazwy oraz pozycji CN.

Zgodnie z art. 138p ust. 1 ustawy ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, należy prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej.

Ewidencja wyrobów węglowych powinna zawierać m.in. datę wystawienia i numer faktury albo inny dokument, na podstawie, którego wyroby węglowe zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu (art. 138i ust. 2 ustawy).

Przepis ten koresponduje z art. 31a ust. 3 ustawy, zgodnie, z którym warunkiem zwolnienia wyrobów węglowych od akcyzy jest:

1) wystawienie przez sprzedawcę wyrobów węglowych faktury albo

2) sporządzenie przez sprzedawcę wyrobów węglowych listy finalnych nabywców węglowych uprawnionych do odbioru deputatu węglowego

- oraz uzyskanie od finalnego nabywcy węglowego oświadczenia, że nabywane wyroby węglowe są przeznaczone do celów uprawniających do zwolnienia od akcyzy.

Natomiast w myśl § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie warunków stosowania niektórych zwolnień od podatku akcyzowego (Dz. U. poz. 2379), w przypadku sprzedaży na terytorium kraju przez pośredniczący podmiot węglowy finalnemu nabywcy węglowemu korzystającemu ze zwolnienia, o którym mowa w art. 31a ust. 1 ustawy, wyrobów węglowych w ilości nieprzekraczającej 200 kg jednorazowo, dla zastosowania zwolnienia od akcyzy nie muszą być spełnione warunki, o których mowa w art. 31a ust. 3 ustawy.

Uwaga

W przypadku sprzedaży wyrobów węglowych dokonywanej przez pośredniczący podmiot węglowy na rzecz gospodarstwa domowego, o którym mowa w art. 31a ust. 1 pkt 3 ustawy, w ilości nieprzekraczającej 200 kg przy jednorazowej sprzedaży, nie ma obowiązku wystawienia faktury.

Zatem sprzedaż na terenie kraju gospodarstwom domowym wyrobów węglowych podlegających zwolnieniu od akcyzy (w ilości nieprzekraczającej 200 kg jednorazowo) nie musi być wpisana w ewidencji wyrobów węglowych prowadzonej przez pośredniczący podmiot węglowy.

2. Elektroniczna i papierowa ewidencja wyrobów węglowych

Sposób prowadzenia ewidencji przez pośredniczący podmiot węglowy dla wyrobów węglowych został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 marca 2018 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 643 ze zm.).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia ewidencja powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

Podmiot prowadzący ewidencję w formie papierowej, powinien dokonywać jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

W sytuacji zastąpienia ewidencji prowadzonej w formie papierowej dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości, podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, przenosi się na następny miesiąc, jako stan początkowy.

Ustalony rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do ewidencji i jest przyjmowany, jako stan początkowy na następny okres (§ 6 ww. rozporządzenia).

Prowadzący ewidencję w formie elektronicznej podmiot ma obowiązek przekazywania na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego raport z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

W przypadku prowadzenia ewidencji w formie papierowej, przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego dokumentację. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą, przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) pozwalała na drukowanie wpisów i raportów, o których mowa w § 7, w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Podmiot prowadzący dokumentację w formie elektronicznej ma obowiązek przechowywać kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.