Ewidencja prowadzona przez podmiot zużywający skażony alkohol etylowy zwolniony od akcyzy

Podmiotem zużywającym zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 22 lit. a) ustawy o podatku akcyzowym, jest podmiot mający miejsce zamieszkania, siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, który wyroby akcyzowe objęte zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie zużywa na cele uprawniające do zwolnienia.

Zgodnie z art. 32 ust. 4 pkt 2 ustawy zwolniony od akcyzy ze względu na przeznaczenie jest alkohol etylowy skażony środkami skażającymi, określonymi przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych spośród środków dopuszczonych do skażania alkoholu etylowego na podstawie przepisów wydanych na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2001 r. o wyrobie alkoholu etylowego oraz wytwarzaniu wyrobów tytoniowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2352), i wykorzystywany do produkcji produktów nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi. Zwolnienie powyższe ma zastosowanie wyłącznie w przypadkach, o których mowa w art. 32 ust. 3 pkt 1 lub 8, jeżeli spełnione są warunki, o których mowa w art. 32 ust. 5-6b, 12 i 13 ustawy.

Oznacza to, że alkohol etylowy skażony może być dostarczony wyłącznie ze składu podatkowego do podmiotu zużywającego, lub zużyty w składzie podatkowym, którego prowadzący jest jednocześnie podmiotem zużywającym. Ponadto muszą być spełnione warunki dostawy m.in. objęcie wyrobu zabezpieczeniem akcyzowym oraz przemieszczenie na podstawie dokumentów dostawy (w formie papierowej lub elektronicznej).

1. Dopuszczalne normy zużycia dla podmiotu zużywającego

Dopuszczalne normy zużycia alkoholu etylowego, o którym mowa w art. 32 ust. 4 pkt 2 ustawy, ustala właściwy naczelnik urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem art. 85 ust. 7, w przypadku jego użycia przez podmiot zużywający. Normy zużycia wydawane są w formie decyzji na wniosek strony lub z urzędu (art. 85 ust. 1 i ust. 2 ustawy).

Właściwy naczelnik urzędu skarbowego, ustalając normy zużycia, uwzględnia:

1) rodzaj wyrobów akcyzowych;

2) specyfikę poszczególnych etapów produkcji i pozostałych czynności, w trakcie których może dojść do powstania ubytków wyrobów akcyzowych;

3) warunki techniczne i technologiczne występujące w danym przypadku.

Dopuszczalne normy zużycia wyrobów akcyzowych zostały dodatkowo uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 września 2019 r. w sprawie maksymalnych norm dopuszczalnych ubytków i dopuszczalnych norm zużycia (Dz. U. poz. 1791).

Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia podstawą ustalania przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego wysokości norm zużycia wyrobów akcyzowych jest:

1) wysokość rzeczywistego zużycia wyrobów akcyzowych w ostatnim okresie obrachunkowym, lub

2) badanie rzeczywistego zużycia wyrobów akcyzowych, lub

3) ocena zaawansowania technologicznego stosowanych urządzeń i technologii.

Przekroczenie dopuszczalnych norm zużycia może skutkować obowiązkiem zapłaty podatku akcyzowego, jednakże w tym przypadku należy mieć na uwadze art. 32 ust. 4 pkt 4 ustawy, zgodnie z którym alkohol etylowy, dla którego podmiot zużywający udowodni zużycie zgodne z przeznaczeniem - w przypadku przekroczenia norm zużycia, o których mowa w art. 85 ust. 1 pkt 2 lit. b) i ust. 2 pkt 3 ustawy, nadal podlega zwolnieniu od akcyzy ze względu na przeznaczenie.

2. Obowiązek prowadzenia ewidencji

Na podstawie art. 138f ust. 1 pkt 3 ustawy podmiot zużywający prowadzący działalność gospodarczą z użyciem wyrobów akcyzowych, m.in. skażonego alkoholu etylowego, objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na przeznaczenie jest obowiązany do prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych.

Prowadzona przez podmiot zużywający ewidencja, powinna umożliwiać w szczególności ustalenie ilości i rodzaju otrzymanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, daty odbioru tych wyrobów, a także miejsca odbioru w przypadku ich przemieszczania oraz uzyskanie informacji o e-DD lub nadal obowiązujących dokumentów dostawy w formie papierowej.

Zakres danych, jakie powinny znajdować się w ewidencji oraz sposób jej prowadzenia zostały dla tych podmiotów określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2534).

Ewidencja powinna być prowadzona w sposób ciągły, umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z tymi wyrobami. Wpisów do ewidencji należy dokonywać niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

Zanim podmiot zużywający zacznie wypełniać ewidencję w formie papierowej, jej karty powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane, oraz opatrzone plombą przez właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego.

Wpisów do dokumentacji należy dokonywać w sposób trwały i wyraźny. Zmiany i poprawki powinny być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty wprowadzenia oraz w razie potrzeby opisana w rubryce "uwagi".

Podmiot prowadzący ewidencję w formie papierowej, dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie 3 dni roboczych od ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy dokumentacja.

W przypadku zastąpienia ewidencji prowadzonej w formie papierowej dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości, podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy. Ustalony rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do ewidencji i jest przyjmowany jako stan początkowy na następny okres.

Dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) pozwalała na drukowanie wpisów i raportów, w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Podmiot prowadzący ewidencję w formie elektronicznej przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego raport z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

Szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencji wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie określa § 38 rozporządzenia.

Zgodnie z tym przepisem ewidencja prowadzona przez podmiot zużywający składa się z trzech części, które zawierają dane dotyczące wyrobów akcyzowych:

otrzymanych przez podmiot prowadzący ewidencję;
zużytych na cele uprawniające do zwolnienia od akcyzy przez podmiot prowadzący ewidencję;
magazynowanych przez podmiot prowadzący ewidencję.

Część ewidencji, dotycząca otrzymanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, zawiera:

1) nazwy wyrobów akcyzowych wraz z ich kodami Nomenklatury scalonej (CN);

2) ilości wyrobów akcyzowych w jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania;

3) numer referencyjny e-DD (lub dane dokumentu dostawy), a jeżeli System jest niedostępny - lokalny numer referencyjny umieszczony w dokumencie zastępującym e-DD, na podstawie których wyroby akcyzowe zwolnione zostały przemieszczone;

4) datę otrzymania wyrobów akcyzowych.

Część ewidencji, dotycząca wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, zużytych na cele uprawniające do zwolnienia, zawiera:

1) nazwy zużytych wyrobów akcyzowych wraz z ich kodami Nomenklatury scalonej (CN);

2) sposób zużycia wyrobów akcyzowych;

3) ilości zużytych wyrobów akcyzowych w jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania;

4) datę zużycia wyrobów akcyzowych.

Część ewidencji, dotycząca magazynowanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, zawiera:

1) nazwy magazynowanych wyrobów akcyzowych wraz z ich kodami Nomenklatury scalonej (CN);

2) ilości magazynowanych wyrobów akcyzowych w jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania.