Poradnik VAT nr 21 (621) z dnia 10.11.2024

Zakres danych i sposób prowadzenia ewidencji ilościowej energii elektrycznej

Spółka z o.o. wytwarza energię elektryczną za pomocą paneli fotowoltaicznych, którą zużywa na własne potrzeby. Dotychczas prowadzi ewidencję ilościową zużycia energii w formie papierowej. Od kiedy będzie obowiązywała ewidencja zużycia energii elektrycznej wyłącznie w postaci elektronicznej?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym, wyroby akcyzowe to wyroby energetyczne, energia elektryczna, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych oraz wyroby nowatorskie, określone w załączniku nr 1 do ustawy. W poz. 33 załącznika nr 1 wymieniono energię elektryczną o kodzie CN 2716 00 00

W przypadku energii elektrycznej przedmiotem opodatkowania akcyzą jest (art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy):

• zużycie energii elektrycznej przez podmiot posiadający koncesję na wytwarzanie, magazynowanie, przesyłanie, dystrybucję lub obrót energią elektryczną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne;
• zużycie energii elektrycznej przez podmiot nieposiadający wskazanej wyżej koncesji.

W myśl art. 138h ust. 1 ustawy, ewidencję ilościową energii elektrycznej prowadzą:

1) podatnik dokonujący sprzedaży energii elektrycznej nabywcy końcowemu;

2) podatnik zużywający energię elektryczną w przypadku, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy;

3) podmiot reprezentujący, o którym mowa w art. 13 ust. 5 ustawy;

4) podmiot dokonujący dostawy wewnątrzwspólnotowej lub eksportu energii elektrycznej.

Przepisy te nie mają zastosowania do podmiotów, o których mowa w art. 16 ust. 7a pkt 1 ustawy. Stosownie bowiem do art. 16 ust. 7a pkt 1 ustawy, obowiązek dokonania zgłoszenia rejestracyjnego nie ma zastosowania do podmiotów produkujących energię elektryczną z generatorów o łącznej mocy nieprzekraczającej 1 MW, która jest zużywana przez te podmioty, pod warunkiem że od wyrobów energetycznych wykorzystywanych do produkcji tej energii elektrycznej została zapłacona akcyza w należnej wysokości przy czym w przypadku jednostki samorządu terytorialnego łączną moc generatorów produkujących energię elektryczną z odnawialnych źródeł energii w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o odnawialnych źródłach energii (Dz. U. z 2024 r. poz. 1361) ustala się odrębnie dla każdej z jednostek organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego.

W przypadku gdy moc generatorów produkujących energię elektryczną z odnawialnych źródeł energii w rozumieniu przepisów ww. ustawy o odnawialnych źródłach energii jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego przekroczy 1 MW, jednostka samorządu terytorialnego prowadzi ewidencję ilościowa energii elektrycznej w zakresie odnoszącym się do tej jednostki organizacyjnej (art. 138h ust. 2a ustawy).

Podmioty określone w art. 138h ust. 1 pkt 1-3 ustawy, prowadzą ewidencję ilościową energii elektrycznej, na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych u nabywcy końcowego lub podmiotu zużywającego energię, a w przypadku braku urządzeń pomiarowych - na podstawie współczynnikowo określonego poziomu poboru energii przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podatnika (art. 138h ust. 3 ustawy).

Podmiot określony w art. 138h ust. 1 pkt 4 ustawy, prowadzi ewidencję ilościową energii elektrycznej na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych, a w przypadku braku takich możliwości - na podstawie dokumentów rozliczeniowych (art. 138h ust. 4 ustawy).

» Jakie dane zawiera ewidencja ilościowa energii elektrycznej?

Zgodnie z art. 138h ust. 5 ustawy, ewidencja ilościowa energii elektrycznej powinna zawierać odpowiednio dane niezbędne do określenia w okresach miesięcznych, z dokładnością do 0,001 MWh, łącznej ilości:

1) energii elektrycznej wyprodukowanej, nabytej wewnątrzwspólnotowo, zaimportowanej lub zakupionej na terytorium kraju;

2) energii elektrycznej sprzedanej nabywcom końcowym na terytorium kraju;

3) energii elektrycznej sprzedanej podmiotom posiadającym koncesję w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne;

4) energii elektrycznej dostarczonej wewnątrzwspólnotowo i wyeksportowanej;

5) energii elektrycznej zużytej na potrzeby własne;

6) energii elektrycznej zwolnionej od akcyzy na podstawie art. 30 ust. 6, 7 i 7a ustawy oraz przepisów wydanych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy;

7) strat energii elektrycznej niepodlegających opodatkowaniu, o których mowa w art. 9 ust. 2 ustawy.

W przypadku braku urządzeń pomiarowych pozwalających na precyzyjne określenie ilości, o których mowa w art. 138h ust. 5 pkt 5 i 7 ustawy, prowadzący ewidencję określa ilości szacunkowe.

W odniesieniu do energii elektrycznej produkowanej z odnawialnych źródeł energii w rozumieniu przepisów ustawy o odnawialnych źródłach energii, w przypadku braku urządzeń pomiarowych pozwalających na precyzyjne określenie ilości energii wyprodukowanej, o której mowa w art. 138h ust. 5 pkt 1 ustawy, prowadzący ewidencję ilościową energii elektrycznej, określa ilości szacunkowe tej energii, uwzględniając moc zainstalowaną elektryczną instalacji odnawialnego źródła energii w rozumieniu przepisów ustawy o odnawialnych źródłach energii.

Prowadzenie ewidencji ilościowej energii elektrycznej przez podmioty do jej prowadzenia zobowiązane zgodnie z art. 138h ust. 1 ustawy służy, co do zasady, prawidłowemu rozliczeniu podatku akcyzowego i jest w przypadkach określonych w art. 138h ust. 1 pkt 1-3 ustawy ściśle związane z wykonywanymi czynnościami podlegającymi opodatkowaniu.

Zgodnie z art. 138p ustawy, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o ustawy, prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji.

Stosownie do art. 138q ust. 1 ustawy, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138o, powinny być przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.

Na podstawie delegacji ustawowej z art. 138s ustawy, wydane zostało rozporządzenie ws. ewidencji, określające m.in. sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e, art. 138f i art. 138h-138i, uwzględniając przy tym konieczność zapewnienia właściwej kontroli nad wyrobami akcyzowymi oraz wydanymi znakami akcyzy, a także właściwego poboru akcyzy od wyrobów akcyzowych i funkcjonowania zwolnień od akcyzy.

» Sposób prowadzenia ewidencji

Szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencji ilościowej energii elektrycznej określony został w ustawie o podatku akcyzowym w art. 138h, natomiast sposób jej prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. z 2023 r. poz. 2817).

Zgodnie z § 2 rozporządzenia, ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c i art. 138e-138l ustawy, i dokumentacje, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy, zwane w niniejszym rozdziale łącznie "dokumentacją", są prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu obowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy. Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

Zgodnie z § 2 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia, w przypadku zużycia energii elektrycznej, użycia wyrobów gazowych albo wyrobów węglowych - wpisów do dokumentacji prowadzonej odpowiednio przez podatnika zużywającego energię elektryczną, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, pośredniczący podmiot gazowy albo pośredniczący podmiot węglowy dokonuje się nie rzadziej niż raz w miesiącu. W § 3 rozporządzenia wskazano, że w ewidencji, ilość energii elektrycznej sprzedanej, o której mowa w art. 138h ust. 5 pkt 2 i 3 ustawy, wynikająca z faktur, jest ujmowana zgodnie z datą dokonania lub zakończenia dostawy wykazaną na fakturze.

» Ewidencja prowadzona w formie papierowej

Stosownie do § 6 ust. 1 i 3 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji przeszywa się, a strony numeruje. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Wpisów do dokumentacji w postaci papierowej dokonuje się w sposób trwały i wyraźny. Zmian i poprawek dokonuje się w taki sposób, aby przekreślona pierwotna treść pozostała czytelna. Każdą zmianę lub poprawkę potwierdza się podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty jej dokonania oraz w razie potrzeby opisuje w rubryce "uwagi".

Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia, podmiot prowadzący ewidencję, o której mowa w art. 138h-138j ustawy, w postaci papierowej, dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

W przypadku zastąpienia m.in. ewidencji ilościowej energii elektrycznej, prowadzonej w postaci papierowej na podstawie przepisów o rachunkowości podmiot dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy.

Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, o których mowa w § 7 ust. 2-4 rozporządzenia, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

» Dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej

Zgodnie z § 8 rozporządzenia, do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Dokumentacja w postaci elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie zmian lub poprawek, identyfikację osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 10-22, § 24-27, § 29-35, § 38, § 41 i § 42 oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,

c) raportów, o których mowa w § 9;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Zgodnie z § 9 rozporządzenia, podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego lub naczelnika urzędu skarbowego raport z dokumentacji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.