Ewidencjonowanie wyrobów węglowych przez pośredniczące podmioty węglowe w 2016 r.

Od 1 stycznia 2016 r. przepisy związane z prowadzeniem ewidencji wyrobów węglowych oraz sporządzaniem zestawień dokumentów dostawy zostały zawarte w nowym dziale ustawy o podatku akcyzowym pt. "Ewidencje i inne dokumentacje".

Zgodnie z art. 138i ustawy, ewidencję wyrobów węglowych mają obowiązek prowadzić:

pośredniczący podmiot węglowy dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu,
pośredniczący podmiot węglowy używający wyrobów węglowych.

Pośredniczący podmiot węglowy, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 23a ustawy - to podmiot mający siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium kraju:

a) dokonujący sprzedaży, dostawy wewnątrzwspólnotowej, nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu lub eksportu wyrobów węglowych, lub

b) używający wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów nieobjętych zwolnieniem od akcyzy, lub

c) używający wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów niepodlegających opodatkowaniu akcyzą

- który pisemnie powiadomił właściwego naczelnika urzędu celnego o tej działalności.

Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, który dokonuje sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN;

2) datę sprzedaży wyrobów węglowych i datę ich wydania finalnemu nabywcy węglowemu;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy węglowego;

4) datę wystawienia dokumentu dostawy albo innego dokumentu zastępującego dokument dostawy i numer identyfikujący dokument dostawy albo inny dokument zastępujący dokument dostawy, na podstawie którego wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu.

Z kolei ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, który dokonuje użycia na własne cele wyrobów węglowych, powinna zawierać:

1) dane dotyczące wyrobów węglowych użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31a ust. 1 ustawy (np. w celu ogrzania gospodarstwa domowego), lub

2) dane dotyczące wyrobów węglowych użytych do celów nieobjętych zwolnieniem (np. do ogrzewania pomieszczeń, w których pośredniczący podmiot węglowy prowadzi działalność gospodarczą).

W myśl art. 138p ust. 1 oraz art. 138q ust. 1 ustawy, ewidencje w tym również wyrobów węglowych należy prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej i powinny być one przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.

Ewidencje te mogą być zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji (art. 138p ust. 2).

Uwaga

Ewidencja wyrobów węglowych może być prowadzona w formie papierowej, elektronicznej lub też może być zastąpiona przez inną dokumentację, pod warunkiem, że dokumentacja ta będzie zawierać wszystkie dane określone w art. 138i pkt 2 ustawy o podatku akcyzowym.

1. Sposób prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych

Zasady prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych określone są w rozporządzeniu z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2361).

Zgodnie z unormowaniami zawartymi w § 2 tego rozporządzenia ewidencje wyrobów węglowych powinny być prowadzone w sposób ciągły, tak aby umożliwiały identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych (węgiel kamienny kod CN 2701; węgiel brunatny CN 2702 i koks CN 2704) oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu tych wyrobów.

Wpisów do ewidencji wyrobów węglowych należy dokonywać niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego. Natomiast w przypadku użycia wyrobów węglowych, wpisów do ewidencji prowadzonej przez pośredniczący podmiot węglowy należy dokonywać nie rzadziej niż raz w miesiącu.

W przypadku prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych w formie papierowej, pośredniczący podmiot węglowy zobowiązany jest dokonywać jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

Jednakże w przypadku zastąpienia ewidencji prowadzonej w formie papierowej dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości, pośredniczący podmiot węglowy powinien dokonywać jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy. Natomiast ustalony rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do ewidencji i jest przyjmowany jako stan początkowy na następny okres.

2. Ewidencje prowadzone w formie papierowej

Istotną nowością obowiązującą od 1 stycznia 2016 r. jest regulacja zawarta w § 8 rozporządzenia, zgodnie z którym, w przypadku prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych w formie papierowej, przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego dokumentację. Dodatkowo właściwy naczelnik urzędu celnego opatruje przeszycie plombą, przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ celny, a na ostatniej stronie ewidencji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Ponadto, przepisy rozporządzenia stanowią, że wpisów do ewidencji pośredniczący podmiot węglowy powinien dokonywać w sposób trwały i wyraźny. Zmiany i poprawki powinien dokonywać w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisana w rubryce "uwagi".

Uwaga

Od 1 stycznia 2016 r. ewidencje wyrobów węglowych prowadzone w formie papierowej przed rozpoczęciem ich wypełniania, powinny być opatrzone plombą przez właściwego naczelnika urzędu celnego za pomocą plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji celnych.

Należy dodać, że w § 50 pkt 1 rozporządzenia został wprowadzony przepis przejściowy, z którego wynika, że w przypadku ewidencji wyrobów węglowych, których prowadzenie rozpoczęto przed dniem wejścia w życie rozporządzenia (czyli przed 1 stycznia 2016 r.), pośredniczący podmiot węglowy nie miał obowiązku przedstawienia ewidencji naczelnikowi urzędu celnego w celu jej zaplombowania, nie dłużej jednak niż do dnia 31 stycznia 2016 r.

Oznacza to, że od 1 lutego 2016 r. wszystkie podmioty węglowe, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji w formie papierowej przed 1 stycznia 2016 r. powinny posiadać zaplombowane ewidencje przez naczelnika urzędu celnego.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że prowadzenie ewidencji nie jest warunkiem niezbędnym do korzystania ze zwolnienia od akcyzy wyrobów węglowych, zatem jej brak nie pozbawia pośredniczącego podmiotu węglowego możliwości stosowania tego zwolnienia.

3. Sposób prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych w formie elektronicznej

Zgodnie z § 9 rozporządzenia, do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Sposób prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych w formie elektronicznej określa § 9 ust. 2 rozporządzenia, w myśl którego ewidencja powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do jej prowadzenia.

Powinna umożliwiać wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniać ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą. Musi również umożliwiać dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania.

Pośredniczący podmiot węglowy, który prowadzi ewidencję w formie elektronicznej jest zobowiązany na podstawie § 7 rozporządzenia, przekazywać na żądanie naczelnika urzędu celnego raport z ewidencji. Wymagany przez organ podatkowy raport należy przekazać we wskazanym w żądaniu zakresie i za wskazane miesiące w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

W związku z powyższym ewidencja wyrobów węglowych prowadzona w formie elektronicznej powinna pozwalać na drukowanie wpisów i raportów w porządku chronologicznym. Ponadto powinna ona uniemożliwiać usuwanie wpisów.

Pośredniczący podmiot węglowy jest zobowiązany do przechowywania kopii elektronicznej ewidencji węglowej zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Na mocy § 50 pkt 2 rozporządzenia został wprowadzony okres przejściowy na dostosowanie sposobu prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej do obowiązujących przepisów do dnia 31 grudnia 2016 r.

Oznacza to, że pośredniczące podmioty węglowe, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji wyrobów węglowych w formie elektronicznej przed 1 stycznia 2016 r. i nie spełniają wymogów określonych w § 9 ust. 2 rozporządzenia, mają czas na ich dostosowanie do obowiązujących przepisów do końca 2016 r.

4. Obowiązek sporządzania kwartalnego zestawienia dokumentów dostawy

Regulacje dotyczące sporządzania kwartalnych zestawień wystawionych dokumentów dostawy z dniem 1 stycznia 2016 r. określone są w art. 138r ustawy o podatku akcyzowym.

W myśl tego przepisu, pośredniczący podmiot węglowy, sporządza kwartalne zestawienie wystawionych dokumentów dostawy i przekazuje właściwemu naczelnikowi urzędu celnego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy zestawienie.

Składane przez pośredniczący podmiot węglowy zestawienie powinno zawierać:

datę jego sporządzenia,
nazwę albo imię i nazwisko oraz adres siedziby albo miejsca zamieszkania podmiotu sporządzającego zestawienie,
wykaz wystawionych dokumentów dostawy określający datę wystawienia dokumentu dostawy.

Wpisów do zestawienia, pośredniczący podmiot węglowy powinien dokonywać chronologicznie, w sposób trwały i wyraźny, niezwłocznie po wystawieniu dokumentu dostawy.

Karty zestawienia powinny być ponumerowane kolejno od numeru jeden i opatrzone stemplem pośredniczącego podmiotu węglowego sporządzającego zestawienie. Natomiast każda poprawka powinna być dokonywana w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej poprawki, z podaniem daty jej dokonania.

Kwartalne zestawienie może być sporządzane oraz przekazywane właściwemu naczelnikowi urzędu celnego w formie elektronicznej, w sposób uzgodniony z tym naczelnikiem.

Należy również przypomnieć, że przepisy dotyczące sporządzania zestawień dokumentów dostawy należy stosować również odpowiednio w przypadku gdy dokumentem dostawy jest faktura.